Mindenképpen a bemutatkozásnál az Ön neve többször hangozzék el, hogy az ügyfél megjegyezhesse, illetve látható helyen szerepeljen.
A kommunikációs formákat tisztázni érdemes a későbbi információ félrecsúszás elkerülése érdekében. Például milyen kommunikációt használ az ügyfél (beszéd, írás, képek, tárgyak), mennyi idő szükséges az akadálymentes kommunikációhoz (például könnyen érthető szóbeli fordításnál időt kell hagyni a fordításra, a fordítási egységbe egyszerre kevés információt tenni).
Az érintett személy, ha gondnokkal érkezik, akkor a gondnok együttesen, illetve a fogyatékos személy helyett dönthet. Ez csak abban az esetben érvényes, ha adott ügycsoporttal kapcsolatosan gondnokság alatt áll. Amennyiben támogató személlyel érkezik, a támogató sosem dönthet a fogyatékos személy helyett, csak a megfelelő információ átadást segítheti elő. Minden esetben az ügyintézés megkezdésekor egyeztetni kell a résztvevőkkel a saját döntési kompetencia határaikat.
Az ügyféllel és a vele érkező személlyel egyeztetni kell a kommunikációs bizonytalanságok, információs nehézségek felmerülésekor, az ügyfél jelzésének jelentőségét. Például: „A megbeszélésünk során valamit nem ért, szóljon vagy jelezzen bátran! Fontos, hogy mindent értsen, ami Önnel történik."